Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần đáp ứng nội dung gì?
Trong thời đại công nghệ, hóa đơn điện từ được xem là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian. Không những thế nó còn có khả năng lưu trữ an toàn, bảo mật tuyệt đối cho mọi số liệu thống kê. Vậy bạn có biết doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần đáp ứng nội dung gì? Cùng Globla T&G theo dõi bài viết sau để hiểu rõ hơn vấn đề này nhé.
Nội dung bài viết
1. Giới thiệu chung về hóa đơn điện tử
Theo thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử là tập hợp những dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Nó được khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp, loại hóa đơn này đã được cấp mã số thuế theo quy định của pháp luật.
1.1 Nguyên tắc của hóa đơn
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc là xác định được số hóa đơn một cách liên tục theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó mỗi hóa đơn chỉ lập và sử dụng cho một lần duy nhất. Hình thức, nội dung cần tuân thủ thông lệ quốc tế cũng như quy định pháp luật Việt Nam.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc là xác định được số hóa đơn một cách liên tục theo trình tự thời gian
1.2 Các loại hóa đơn điện tử
- Hóa đơn xuất khẩu.
- Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Hóa đơn bán hàng.
- Phiếu thu bảo hiểm, tem, thẻ hoặc vé.
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển bằng đường hàng không.
- Biên nhận thu phí dịch vụ ngân hàng, vận tải…
Các loại hóa đơn điện tử
2. Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp cần đáp ứng nội dung gì?
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mọi công việc trong kinh doanh, thúc đẩy doanh số bán hàng. Bên cạnh đó nó còn tạo độ tin cậy, tính chuyên nghiệp đối với khách hàng cũng như đối tác. Hiện nay Bộ tài chính đã có những quy định sử dụng hóa đơn điện tử để các doanh nghiệp áp dụng. Theo đó tờ hóa đơn này cần đáp ứng các nội dung sau:
- Tên, ký hiệu của hóa đơn kèm theo ký hiệu mẫu, số thứ tự. Số thứ tự sẽ được thực hiện theo quy định của Thông tư số 153/2010/TT-BTC.
- Họ tên, địa chỉ và mã số thuế của bên bán.
- Họ tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua.
- Tên hàng hóa và dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, thành tiền ghi bằng cả số và chữ. Với hóa đơn giá trị gia tăng phải có thêm dòng thuế suất, thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán ghi bằng chữ và số.
- Chữ ký điện tử của bên bán, thời gian lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử của bên mua nếu họ là đơn vị kế toán.
- Nội dung hóa đơn sử dụng tiếng Việt. Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì phải đặt trong dấu ngoặc đơn hoặc dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ.
=> Tham khảo: dịch vụ làm kế toán trọn gói
Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp cần đáp ứng nội dung gì?
3. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử
Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP, kể từ ngày 01/11/2020 tất cả các doanh nghiệp đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên đến ngày 19/10/2020 Chính Phủ đã ban hành nghị định 123/2020/NĐ-CP để bãi bỏ quy định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Trong trường hợp muốn khởi tạo hóa đơn người bán cần đáp ứng những điều kiện gồm:
- Tổ chức có đủ điều kiện pháp lý, đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế hoặc hoạt động ngân hàng.
- Doanh nghiệp có địa điểm, đường truyền tải, mạng thông tin và thiết bị truyền tin để đáp ứng yêu cầu kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản, lưu trữ an toàn hóa đơn điện tử.
- Quy tụ được đội ngũ nhân lực đủ trình độ, khả năng để thực hiện việc tạo lập, sử dụng hóa đơn theo quy định.
- Sử dụng chữ ký điện tử riêng biệt, đã đăng ký và cấp phép.
- Sở hữu hệ thống phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán. Như vậy dữ liệu của hóa đơn tử mới có thể tự động chuyển vào phần mềm.
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu tương đáp ứng đầy đủ các chuẩn mực. Đồng thời đơn vị bán hàng cũng phải có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu hiệu quả khi có sự cố xảy ra.
Tổ chức có đủ điều kiện pháp lý, đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế hoặc hoạt động ngân hàng
Lời kết
Hy vọng rằng những thông tin mà chúng tôi chia sẻ trong bài viết có thể giúp các bạn có thêm kinh nghiệm về việc doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Loại hóa đơn này mang đến cho đơn vị bán hàng rất nhiều lợi ích thiết thực. Tuy nhiên chúng ta cần khởi tạo đúng nội dung và đáp ứng quy định của pháp luật.
Nếu bạn có nhu cầu hỗ trợ về việc khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử hoặc tư vấn kế toán, tài chính, thuế, thủ tục thành lập doanh nghiệp. Hãy liên hệ với Globla T&G. Với sự thông hiểu về luật pháp tại Việt Nam, kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán thuế, môi trường và lĩnh vực kinh doanh của khách hàng. Chúng tôi sẽ đưa ra giải pháp tối ưu nhất để mọi kế hoạch diễn ra thuận lợi.
Lĩnh vực khác
Tin cùng chuyên mục
Có thể bạn quan tâm
