Quy định về việc doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Theo nghị định số 38/2019/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/07/2020 và nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn thì tất cả các cơ quan đoàn thể, cá nhân bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2020

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Là loại hóa đơn mới được sử dụng để thay thế cho hóa đơn giấy được bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh. Với mục đích giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin tiện lợi, mang lại hiệu quả cao, việc quản lý doanh nghiệp dễ dàng và tính toán thuế trở nên nhanh chóng.

Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp còn quản lý những dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Sau khi hóa đơn được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống phần mềm đã được cấp mã số thuế… được lưu trữ cho các bên theo đúng quy định của pháp luật.

2. Hóa đơn điện tử pháp đảm bảo được 2 yếu tố cốt lõi gồm:

– Xác định được số hóa đơn liên tục theo trình tự thời gian

– Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất

2.1 Ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

2.1.1 Tiết kiệm chi phí

Nếu sử dụng hóa đơn điện tử có thể tiết kiệm được khá nhiều chi phí như in ấn, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn như:

– Chỉ phỉ in hóa đơn nếu khác hàng yêu cầu

– Phát hành hóa đơn đến khách hàng qua phương tiện điện tử như email, portal

– Lưu trữ hóa đơn dễ dàng mà chi phí cực thấp

Tham khảo: điều chỉnh báo cáo tài chính sau quyết toán thu

2.1.2 Hệ thống dễ quản lý

– Dễ dàng hạch toán, đối chiếu dư liệu và làm công việc kế toán

– Không sợ thất lạc hóa đơn, mất hay hỏng hóc

– Việc quyết toán thuế của Công ty vô cùng đơn giản

– Kiểm tra của đơn vị thuế thuận tiện

– Đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nội thuế, hạch toán kế toán dễ dàng hơn rất nhiều

=> Bài tham khảo: dịch vụ kế toán trọn gói hcm

2.1.3 Tiện lợi sử dụng

– Có thể phát hành theo quy mô lớn và nhanh chóng

– Lưu trữ số lượng lớn và dễ dàng

– Việc tìm kiếm hóa đơn, quản lý, thống kê vô cùng đơn giản

– Thanh toán hóa đơn nhanh

2.1.4 An toàn tuyệt đối

Có thế sao chép hóa đơn thành nhiều bản, tránh tuyệt đối rủi ro, thất lạc, hỏng và dễ dàng cấp lại nếu bị mất hóa đơn.

2.2 Nhược điểm khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

Việc sử dụng hóa đơn điển tử mang lại cho doanh nghiệp quá nhiều lợi ích, nhưng cũng không thể tránh khỏi những khó khan tồn tại.

– Điển hình là việc giao dịch bằng hóa đơn điện tử phải là người có chuyên môn, am hiểu hệ thống và quá trình vận hành theo đúng yêu cầu hóa đơn.

– Thực tế, quá trình sử dụng không ít doanh nghiệp gặp phải các vấn đề như chuyển không đúng địa chỉ, hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi. Để hạn chế được điều này thì doanh nghiệp cần hợp tác với đơn vị cung cấp để được hỗ trợ xử lý

3. Đối tượng nào sử dụng hóa đơn điện tử

Như vậy, việc sử dụng hóa đơn có những ưu điểm và nhược điểm riêng biệt vậy thì đối tượng nào nên sử dụng:

– Thứ nhất: Các đơn vị tổ chức phát hành số lượng hóa đơn lớn như Điện, nước, viễn thông, truyền hình

– Thứ hai: Các đơn vị có quy mô lớn, nhiều chi nhánh ở các tỉnh thành phố khác nhau

– Thứ ba: Tập khách hàng của các đơn vị không tập trung mà ở rất nhiều các tỉnh thành trên cả nước

– Thứ tư: Doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành thuế

4. Các bước phát hành hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử sẽ trải qua … các bước như sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn

Bước 3: Đánh số hóa đơn điện tử

Bước 4: Xử lý sai xót/điều chỉnh hóa đơn

Bước 5: Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Trên đây là toàn bộ quy định về việc

. Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử có hiệu lực từ ngày 1/7/2022. Theo đó, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn mà cơ quan thuế quy định, nội dung đầy đủ theo quy định về thuế, kế toán… không phân biệt hàng hóa.